出口单证流程

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  文件流程的第一步是有人询问或者关于购买您产品的信息。 当潜在买家表示有兴趣时,他们将发送询问信(A letter of inquiry),概述其兴趣条款,并要求提供非正式或正式报价。

  步骤2:筛选潜在的买家和国家/地区 (看看最近国际被制裁的公司案例,您可以决定这条是否重要)

  收到买家的询问后,您首先需要确保与他们做生意是否合法,这意味着要在拒绝和受限方列表(denied and restricted party lists)中筛选它们。 您可以通过检查政府发布的数百个列表中的每个列表来手动筛选其名称,公司名称和地址,也可以使用“运输解决方案(Shipping Solutions)”之类的软件来自动执行此过程,该软件会自动检查所有产品的最新版本列表。

  筛选步骤还包括确保您可以将商品运送到买方所在的国家/地区。 在某些情况下,只有在您申请出口许可证的情况下才能发货。最好尽早完成许可流程,以免造成时间上的延误。

  在筛选了买家及其所在国家/地区之后,您可能需要为买家提供交易的形式发票。 形式发票是您对买家的第一印象,因此请确保您做得专业。它的作用就像是报价,看起来像是商业发票,可用于安排采购的付款。

  如果形式发票产生订单,则最终的商业发票将与形式发票极为相似。 这意味着报价中包含的所有成本都是固定的,并且不得超出信用证中概述的条款。

  如果某些国家严格控制其货币,要求获得进口许可证或通过对某些类型的商品设置进口配额来保护本地工业,则可能需要形式发票。

  您发送形式发票后,买方将拒绝或接受您的建议。作为验收过程的一部分,他们可能希望就销售条款谈判,这将出现口头或书面合同。

  l 哪一方需要提供哪些文件。作为出口商,您需要满足买方在自己国家/地区可能制定的任何法规以及文件和法规要求。

  在运送商品之前完成所有这些重要的细节,可以节省大量时间并避免潜在的麻烦—特别是在有特定截止日期的情况下。

  此外,您通常会提供一个装箱单,该装箱单包括货运代理人,承运人和最终收货人,以及有关您的货物,装箱明细以及包装箱外部注明的标记和编号的信息。

  装箱单也是进口国海关当局评估安全和合规性的一种方法。如果货物损坏或丢失,则必须向承运人或保险公司提出索赔。

  虽然某些国家/地区会接受商业发票上的原产地声明,但其他国家/地区的海关当局可能会要求提供单独的标题为原产地证明的文件。原产地证明是证明该产品来源证明书。

  如果美国已与您所出口的国家谈判达成了自由贸易协定(free trade agreement,FTA),并且您的商品符合该协定规定的减税条件,那么您可能需要提供该贸易协定的特定表格。您可以在Shipping Solutions网站上找到许多此类FTA产地来源证的免费PDF样本。

  根据您在第四步中与买家就出口类型以及谁通过AES进行备案的讨论,您可能需要准备托运人的使用说明(Shipper’s Letter of Instruction,SLI)。SLI为您的公司提供一份书面记录,记录了谁收到装运单据,谁来询问问题,与谁联系来获得出口证明以及谁发布了用于支持出口决定的出口控制信息。

  在路由出易(routed export transaction)中(除非您专门协商归档),货代/买方很可能会通过AES归档。否则,您可以自己通过AES进行归档,或者您的代理将为您通过AES进行归档。如果您的代理人提供文件归档,则您必须提供SLI以及授权书。

  伴随您的出口,您至少需要一份(但可能需要几份)提单。例如,您可能需要一份内陆提货单才能将货物移至港口或机场。要将货物运出美国,您需要单独的提货单,通常由货运代理填写。危险品可能需要您自己填写危险品表格。

  在将货物运出出口之前,进行最后一次限制检查,以确保符合任何被拒绝或限制的规定。如果使用“运输解决方案受限方筛选向导(Shipping Solutions Restricted Party Screening Wizard)”执行此操作,则筛选结果将自动记录在软件中,并提供在审计时进行尽职调查的书面证据。

  在出口货物之前,可能还需要准备其他特定文件。这些可能会在与买方协商的销售合同,信用证或其他付款方式的条款要求的文件或货运代理要求的表格中标识。这些附加文件可能包括银行汇票,或者对于临时出口,包括ATA单证。正确完成所有文件,请继续发货!

  不要忘记,您不仅必须为出口货物准备各种文件,而且还有责任保留所有文件的副本以及整个销售过程中的所有其他信函,包括电话,电子邮件等。毕竟,记录整个过程是您的工作,而不是您的买家,货运代理或其他任何人的工作。

  作者:曾志宏,北科大毕业,新加坡国立大学MBA,服务于GE,Rolls-Royce,JCI,Whirlpool等供应链部门,致力推广供应链智能解决方案,包括货代,仓储,运输,报关领域DocuAI, 小道智能,单证机器人以及智能文件处理方案,帮助贸易,物流和货代企业流程自动化,数字化转型,智慧供应链提升。

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